Exemples de prestations.

Comment passer un séjour idéal à Paris

Mission

Une famille singapourienne qui adore Paris pour des raisons personnelles, a pris pour habitude de s’y rendre chaque année. Ils souhaitent faire de chacun de leurs séjours un souvenir inoubliable.
Ils ont des goûts précis, mais souhaitent également être surpris.
Shopping, fashion, découverte culinaire, visite à Giverny, événements culturels, les époux ont fixé quelques activités, mais souhaitent être accompagnés dans leurs choix.

Solutions Imediat Services

En prenant en compte les goûts de la famille (adultes comme enfants) et en fonction d’un budget défini, notre équipe-conseil élabore un programme.
Des activités, mixant les meilleures expériences passées et de nouvelles idées, sont proposées à la famille.
Après échange avec la famille et modifications, les différentes réservations sont effectuées.
Une voiture avec Chauffeur est mise à disposition pour la durée du séjour.

Comment assurer les déplacements d'un service de presse lors de Fashion Week

Mission

Un groupe de presse américain, leader mondial du luxe, couvre tous les événements mondiaux relatifs à la mode et à la culture :
Fashion Weeks de Paris, New-York, Milan et Londres.

Les journalistes et services de presse de ce groupe voyagent à travers le monde et les événements qu’ils suivent attirent les foules, ce qui rend les déplacements et les réservations compliqués.

Solutions Imediat Services

Lors de Fashion Week de Paris, le groupe délègue à Imediat Services l’organisation de la mobilité de ses équipes.

Imediat Services analyse les plannings de chaque journaliste, les optimise et évalue la flotte nécessaire.
Pour les journalistes, mise à disposition du nombre de véhicules et de chauffeurs bilingues suffisant, quelle que soit la période, prise en compte du trafic exceptionnel pour élaborer les horaires et les itinéraires les plus efficaces.

La veille de chaque événement, le Dispatch Imediat Services assigne sa mission à chaque Chauffeur.

Coordination, suivi et ajustement des programmes entre le groupe de presse et la Team Chauffeurs.

Mise à disposition de son Chauffeur habituel pour Madame La Rédactrice en chef.

Comment garantir chaque déplacement en toute sécurité

Mission

La famille princière d’un pays du Golf Persique se rend à Paris pour régler une situation délicate avec le club de football dont elle est propriétaire.
L’équipe logistique du Prince exige le plus haut niveau de sécurité et notamment la présence de sécurité rapprochée, tout au long de son parcours.

Solutions Imediat Services

Sélection des personnels spécialisés : agents féminins pour les femmes de la famille royale et masculins pour les hommes.

Sélection, inspection et réservation des véhicules blindés.

Imediat Services briefe les Teams Chauffeurs et Protection Rapprochée (afin d’assurer la coordination et d’éliminer les failles).

Imediat Services coordonne et synchronise l’ensemble des déplacements des membres de la famille.

Imediat Services, en contact permanent avec la Team Chauffeurs, s’assure du bon déroulement de la mission de la première prise en charge, jusqu’au retour de la famille royale.

Comment assurer un aller-retour efficace dans la journée

Mission

Une femme d’affaires très occupée basée à La Défense a besoin d’optimiser son temps et sa fatigue lors de chacune de ses journées.

Son agenda change perpétuellement en raison de priorités liées à son actualité.

Elle est attendue à Londres en urgence pour une décision qui nécessite son approbation.

L’équipe qui gère son programme en permanence s’appuie sur Imediat Services pour garantir l’opération dans les meilleures conditions.

Solutions Imediat Services

Le bureau de Paris orchestre toutes les étapes.

Après analyse du programme, Imediat Services booke un jet privé pour le vol Le Bourget-Londres et retour et prévoit une attente sur place.

Mise à disposition d’un véhicule avec chauffeur pour le transfert la Défense-Le Bourget.

Imediat Services, via son bureau de Londres, met un Chauffeur et un véhicule à disposition de la femme d’affaires, qui l’attendra à l’aéroport anglais, pour l’emmener à La City de Londres, l’attendre et la reconduire à l’aéroport.

L’avion prêt à décoller ramène la manageuse à Paris, où elle sera attendue par un Chauffeur.

Comment subvenir aux besoins de mobilité quotidiens d’une personnalité

Mission

Le Directeur Artistique d’une grande maison de couture parisienne est propriétaire d’un SUV mais il ne conduit pas et ne parle pas français.

Il a besoin de se déplacer extrêmement fréquemment pour raisons personnelles et professionnelles à Paris, en province et aux USA ; le week-end, comme en semaine.

Il est également nécessaire que quelqu’un se charge de son intendance : grocery, laundry, pharmacie.

Ce personnage public a besoin de voyager avec beaucoup de bagages et de personnel et ses animaux de compagnie.

A l’aéroport, il ne souhaite pas s’attarder en formalités douanières.

L’assistante personnelle de ce VIP est débordée par les changements de programme incessants et confie la mobilité de son boss à Imediat Services.

Solutions Imediat Services

Sélection d’un Chauffeur bilingue, au profil particulièrement empathique.

Transmission au Chauffeur sous forme d’un briefing du les besoins en intendance du VIP (dont il se chargera entre les déplacements), mais également sur ses préférences de Monsieur quant au choix de la marque d’eau, de bonbons, titres de presse, couverture pour les animaux, etc …

Mise à disposition d’un véhicule de luxe dédié à la personnalité, pour les déplacements parisiens.
Pour les week-ends, le Chauffeur conduira et entretiendra le SUV de son boss.

Imediat Services optimise chaque date de vol et itinéraire de déplacement pour éviter le trafic et les attentes aux aéroports (Greeter sous-douane, Van bagages).

Comment participer
au bon déroulement d'un
voyage médical

illustration du voyage médical

Mission

Dans une famille, un enfant souffre d’une pathologie respiratoire chronique nécessitant un protocole de soins hospitaliers deux fois par semaine.
Les membres de la famille ne parlent que leur langue maternelle et résident à Paris pour raisons médicales.

La Famille fait appel à une conciergerie médicale qui organise pour elle l’ensemble du voyage : les rendez-vous à l’hôpital, l’hébergement, les soins, les billets d’avion …

Cette conciergerie médicale s’appuie sur Imediat Services pour gérer la totalité de l’aspect “Ground Transportation” du séjour ainsi que le recrutement d’un interprète maîtrisant le lexique médical.

Solutions Imediat Services

Mise à disposition d’un véhicule adapté aux soins de l’enfant transporté (kit O2) : un Mercedes Class V, à la demande des clients.

Sur les conseils avisés de notre Team, sélection et mise à disposition d’un interprète pour la traduction entre le personnel soignant et la famille d’une part, et pour l’enfant et ses accompagnants, d’autre part.

Comment combiner attentes privées et professionnelles lors d'un voyage d'affaires

Illustration du voyage d'affaires

Mission

Le CEO et fondateur d’une entreprise cotée en bourse en plein développement européen se déplace à Paris pour une série de signatures avec des partenaires locaux.
Il en profite également pour rencontrer ses représentants parisiens.
L’Assistante Personnelle de Monsieur Le Président fait appel à une agence Business Travel pour les réservations d’avion et d’hôtel.
Monsieur le Président, ne souhaite pas enregistrer ses bagages en soute et a besoin que son pressing soit pris en charge dès son arrivée.

Imediat Services l’appuie pour gérer le Roadshow de Monsieur.
Durée du séjour : 48h

Solutions Imediat Services

Analyse du programme de Monsieur le Président.

Sélection d’un Chauffeur anglophone spécialisé dans l’accompagnement de personnalités et mise à disposition d’une Mercedes Class S.

Le Chauffeur est informé des points d’intendance qu’il doit gérer (pressing de Monsieur le Président), pendant son temps d’attente.

L’agent de planning Imediat Services note une difficulté dans le programme communiqué, en raison de problèmes de circulation observés sur place.
Il anticipe et informe l’assistante de direction.
Ils fluidifient ensemble le déroulé du programme de Monsieur le Président.

Comment faciliter
le séjour d’une délégation officielle

Illustration exemple déplacement vip

Mission

Un ministère des affaires étrangères organise la visite officielle d’une délégation en vue d’une rencontre officielle à Paris.

L’Ambassade a réservé les vols et l’hébergement des membres de la délégation mais s’appuie sur Imediat Services pour tous les déplacements de la délégation sur place.

La présence du Ministre requiert une Protection Rapprochée et l’utilisation d’un véhicule blindé.
La délégation et ses accompagnateurs voyagent avec de nombreux bagages divers.

Le Ministre est accompagné de son épouse et de ses trois enfants.
Le Ministre souhaite que son épouse et ses enfants, ainsi que leur personnel puissent profiter de Paris, le temps de la rencontre inter-ministérielle : shopping, visites, excursion à Deauville et visite de Disneyland Paris.
Durée du séjour : 1 semaine

Solutions Imediat Services

En amont, sélection et briefing des Chauffeurs pour synchroniser les déplacements personnels et officiels avec une marge raisonnable.
Prise en charge des bagages par un bagagiste dédié qui les livre au “Van bagages” suivie du départ du “Van bagages” (arrivée prévue à l’hôtel avant celle de la famille ministérielle).
Les bagages sont confiés à un garde du corps.

Prise en charge du Ministre, de sa famille, du personnel et des intervenants politiques par les chauffeurs spécialistes de la conduite en convoi.

Certains véhicules de la flotte restent à disposition des membres officiels de la délégation, pendant la durée de leur séjour.
D’autres sont mis à disposition de Madame, de ses enfants et du personnel pour leurs déplacements privés.

Imediat Services propose un planning de visites de Paris.

Imediat Services réserve une séance de soins chez Carita en cabine privée pour Madame et réserve les meilleures tables pour les déjeuners parisiens et dîners sans Monsieur.

La Team Imediat Services sélectionne un Personal Shopper qui privatise des cabines dans les grandes maisons de couture parisiennes puis organise la journée d’excursion à Deauville (restaurant, shopping, une nuit au Normandy).

La Team Imediat Services organise une journée Disneyland Paris (Restaurant, attractions et numéros sur mesure pour les enfants).

Comment garantir
le transfert
de 200 guests lors d’une

conférence internationale

illustration exemple congrès et conférences

Mission

Un groupe pharmaceutique organise son congrès annuel à Berlin où se situe son siège social.
La majeure partie des Guests arrivent d’Europe, par train et par avion, d’autres arrivent des USA ; ils logent tous dans le même hôtel.

Une agence dédiée “Business Travel” booke le lieu de réception, les billets d’avion, l’hébergement pour les collaborateurs/Guests.

Le groupe pharmaceutique nous confie la logistique événementielle du déjeuner ainsi que le transport.
Certains Guests bénéficient d’un traitement VIP, ils sont pris en charge individuellement (Mercedes Class S).
Les autres sont transportés en petits groupes (Mercedes Class V) et en autocars Premium de capacité moyenne.

Solutions Imediat Services

En amont, le Coordinateur s’assure de la présence sur place de sa Team-Chauffeurs.
Il organise le stationnement des véhicules en attente (ventousage-contact aérogare ou stationnement parkings) et synchronise les “pick-ups” des passagers en fonction de leur statut et des véhicules qui leur sont affectés.

Les Greeters accueillent les collaborateurs VIP sous douane et leur facilitent les formalités d’entrée (passagers arrivant des USA).
Les Greeters et Chauffeurs se tiennent mutuellement informés de l’avancée de la prise en charge des clients à transporter.

Le Coordinateur personnalisé fournit toutes les informations relatives au bon déroulement de leur mission commune.

Les Hôtesses accueillent les Guests, les comptent et “pointent” leurs noms sur des listes pré-établies par Imediat services, puis les orientent vers leur véhicules.
Le service s’achève une fois tous les clients déposés et accueillis à l’hôtel par le Concierge.

Comment planifier des trajets en jet privé efficacement

Mission

Le dirigeant principal d’une grande banque d’affaires se déplace à travers l’Europe toute la semaine et rejoint sa famille à Paris tous les week-ends.
Afin de gagner du temps, ce haut responsable tient parfois les réunions avec ses partenaires et collaborateurs à bord du jet privé qu’il utilise.

Solutions Imediat Services

Tous les vendredis, l’assistante du banquier d’affaires nous communique son planning.
Imediat Services booke l’avion et l’équipage nécessaire à chaque déplacement.
Imediat Services orchestre les transferts terrestres en Mercedes Class S, quel que soit le pays.
Imediat Services sélectionne, briefe le traiteur le plus prestigieux et le Personnel de Service pour les repas et les réunions à bord de l’avion.

 

Comment répondre aux demandes de dernière minute d’un VIP

Mission

Un homme d’affaires accorde une semaine de congés à son assistante personnelle.

Il doit cependant se rendre à Cannes lors du festival du film.

Son assistante a anticipé tout son déplacement … Sauf l’excursion en mer que son boss souhaite improviser avec des relations rencontrées sur place.

Solutions Imediat Services

L’assistante personnelle délègue à Imediat Services l’excursion maritime.

Imediat Services propose une sélection de yachts avec leur équipage à l’homme d’affaires. Imediat Services booke le bateau choisi, organise les transferts en Mercedes Class V, entre les hôtels et le port privé de Cannes.

Comment assurer les transitions d’un circuit touristique

Mission

Un couple confie à une agence de « Travel Design » l’organisation de ses vacances annuelles.
Ils recherchent un voyage sur mesure, hors des sentiers battus, en Asie.
Leur agence élabore un programme en 4 étapes avec vols, bateau, visites, hôtels, restaurants, activités.

Elle s’appuie sur Imediat Services pour gérer et coordonner toutes les phases de transport terrestre.

Solutions Imediat Services

Réservation d’un Chauffeur et d’un SUV « full options », pour accompagner la famille au départ de Paris CDG et les attendre à leur retour.

Briefing de notre bureau local pour la prise en charge sur place, à l’aéroport de Bangkok : transfert vers le premier hôtel.

Mise à disposition d’un SUV « full options » avec Chauffeur pour l’étape de Bangkok.

Coordination des transferts lors des étapes suivantes : attente du couple au port ou à l’aéroport, conduite à leur hôtel, accompagnement lors des activités et excursions.