EVENTS LOGISTIC & STAFFING

Imediat Services intervient en support des créateurs et organisateurs d’événements privés, professionnels ou officiels.

Spécialisés et expérimentés dans le service des personnalités, nous relayons les professionnels de l’événementiel et de l’hospitalité : nous assurons pour eux de nombreux aspects logistiques tels que : accueil, transfert, road show …

L’intégralité des opérations est supervisée par un Tour Leader dédié et responsable devant vous de leur bon déroulement.

Staffing.

LE CHAUFFEUR DE VIP

Le Chauffeur de VIP est responsable de la sécurité et du confort des personnes qu’il transporte.
Il incarne le service à la française et sa présentation est toujours impeccable.
Il peut parler français, anglais ainsi qu'espagnol, italien, allemand, arabe, chinois, sur demande.
Il peut assurer de simples transferts, d’un point A à un point B, selon un planning pré-défini ou être mis à disposition de vos invités.

responsable général du projet événementiel, interlocuteur préférentiel, supervise tout le staff événementiel

LA TOUR LEADER

La Tour Leader est la responsable générale du projet.
Elle est votre interlocutrice directe sur place.
Elle supervise la totalité des Coordinatrices et Coordinateurs.
Un suivi “pas à pas” lui permet de vous confirmer en temps réel le bon déroulement de votre programme.
Elle est votre interlocutrice préférentielle pendant toute la durée de l’événement.

L'APPUI TECHNIQUE

L’Appui Technique, fiable, organisé et pourvu d’un large réseau de prestataires, testés et professionnels.
Il se charge des réservations de restaurants, hôtels, salles de réunion ...
Il supervise pour vous l'ensemble de la production logistique de votre projet.
Chacune de ses initiatives est orchestrée dans le planning général par la Tour Leader.

responsable du bon déroulement de vos opérations événementielles, supervise pour vous les équipes mandatées

LA COORDINATRICE

La coordinatrice est personnellement dédiée à l’une de vos opérations.
Elle est responsable du bon déroulement de celle-ci, sur place.
Elle coache et supervise pour vous les équipes impliquées, (Hôtesses, Greeter, Chauffeur, Protection Rapprochée, etc) anticipe les aléas et réagit aux imprévus habituels et inhabituels.
Elle est en liaison directe avec votre Tour Leader et lui rend compte de chaque étape.

accompagnateur de guests, guide professionnel diplômé d'état, bilingue

LE GUIDE PRIVE

Le Guide Privé accompagne vos clients lors de leurs visites et excursions.
Professionnel et diplômé d’Etat, il révèle les secrets historiques des plus beaux sites culturels, de manière vivante et documentée.
Il donne une dimension supplémentaire à chaque visite.
Fort d'une culture générale, il partagera avec vos Guests tous les secrets de Paris.
Son intervention est synchronisée dans le programme par la Tour Leader.

L’HOTESSE

L’Hôtesse est dotée d’une présentation et d’une tenue impeccable.
Elle est formée et expérimentée auprès des personnalités les plus exigeantes.
Elle accueille, oriente, accompagne vos invités dans la langue de votre choix (français, anglais, chinois, russe, arabe, japonais, espagnol, italien).
Elle est un élément essentiel du bon déroulement de votre événement.
Elle est encadrée, avec les membres de sa Team, par une Coordinatrice.

Accueil sous douane VIP, facilitations des formalités, parcours dans l'aérogare, professionnel événementiel

LE GREETER

Le Greeter accueille vos invités sous douane, quel que soit votre aéroport d'arrivée.
Il est le guide de vos invités sur place et les assiste avec élégance et discrétion.
Il facilite les formalités et le parcours dans l’aérogare jusqu'au véhicule qui attend vos Guests.
Il intervient au sein de l’équipe “Transfert” qui compte également des Hôtesses, Chauffeurs et Personnels de sécurité.
Il confie les bagages à l'équipe dédiée.

l'interprète intervient dans un cadre professionnel ou privé, maîtrise langues étrangères appliquées

L' INTERPRETE

L’Interprète intervient avec la même discrétion et la même précision, que ce soit dans un cadre professionnel ou privé.
S’il s’agit de la négociation d’un contrat ou pour un voyage médical, nous ne faisons pas appel au même traducteur.
Nous identifions celui qui maîtrise non seulement la langue (anglais, chinois, arabe, russe, italien, espagnol, japonais ... ), mais aussi le vocabulaire adapté : médical, informatique, économique ...

l'agent de protection rapprochée veille à la sécurité et à la sûreté d'une personne désignée, rapide et efficace

L'AGENT DE PROTECTION RAPPROCHEE

L’Agent de Protection Rapprochée veille à la sécurité et à la sûreté d’une personne désignée.
Il inspecte le véhicule mis à disposition selon des techniques précises.
En procédant avec tact à des fouilles réglementaires, il s’assure de la “transparence” des intervenants extérieurs. Il maîtrise les techniques de protection rapprochée (self-défense). Il intervient rapidement, discrètement et efficacement. Il peut être bilingue anglais sur demande.

LE PERSONAL SHOPPER

Le Personal Shopper assiste vos clients lors de leurs sessions shopping.
Au fait des dernières tendances du moment, il saura écouter et comprendre les sensibilités et les goûts de vos invités. Il peut réserver une cabine dans les plus grandes maisons de couture et mandater les services des meilleurs conseillers sur place. Il peut aussi négocier la privatisation d’une boutique.
Il saura également faire votre shopping à votre place, suivant vos directives.

TOUT AUTRE PROFIL SPECIFIQUE

Tout autre profil sur demande

Équipements.

SOLUTIONS DE TRANSPORT

De la berline à la limousine, du véhicule blindé à l’autocar de toute capacité ...

Tous nos véhicules sont sélectionnés pour garantir sécurité, confort, élégance et discrétion.
A ce titre Mercedes compte parmi nos partenaires privilégiés ainsi que Land Rover.

mise à disposition de vaisselle, traiteur, logistique événementielle

CATERING, TRAITEUR, SOMMELIER, VAISSELLE

Nous mettons à votre disposition les experts des arts de la table et de la gastronomie.

Choisis et testés par nos soins pour leur raffinement et leur professionnalisme dans les styles les plus variés : rouleaux de printemps personnalisés à votre marque, dégustation de grands crus, atelier live ... Tout est possible.

Mise à disposition équipements techniques événements professionnels, privés, officiels

PHOTOBOOTH, SONO, LIGHTS, VIDEO, PROJECTEUR

Dans le cadre de vos événements, Imediat Services peut vous fournir tout l’équipement technique nécessaire pour vos prises de parole, présentations, shows, animations ...

Du micro, aux rampes de lumières, du rétroprojecteur à la scène éphémère ...
Nous couvrons toutes les demandes.

Location décorations florales et végétales congrès, séminaires, événements privés

DECORATIONS FLORALES ET VEGETALES

Pour agrémenter les espaces de réception de vos invités d’une touche esthétique et nature, Imediat Services fait appel aux partenaires les plus fiables et les mieux fournis.

Quels que soient la région et le style recherchés, vous pouvez compter sur les plus belles pièces de chaque variété.

Marquage objets aux couleurs de votre société et de votre événement logistique événementielle

OBJETS BRANDES A VOS COULEURS

Pour des invités habitués aux événements exceptionnels, la différence se joue aussi dans les détails.
Imediat Services vous permet de soigner l’attribution en vous offrant de marquer aux couleurs de votre événement tout ce qui peut vous sembler opportun : signalétique, textile, papeterie, goodies, etc.

Location de mobilier événements privés, professionnels, officiels, logistique

MOBILIER, BARNUM, SIEGES, TABLES

Imediat Services vous fournit, sur le lieu de votre événement, tout le mobilier nécessaire pour accueillir vos Guests confortablement et avec style.

Design ou classique, extérieur ou intérieur, nous tenons à votre disposition : mange-debout, guéridon, table, chaise, fauteuil, barnum, tente, desk, pupitre, etc.

Exemples de prestations.

Comment participer
au bon déroulement d'un
voyage médical

illustration du voyage médical

Mission

Dans une famille polonaise, un enfant souffre d’une pathologie respiratoire chronique nécessitant un protocole de soins hospitaliers deux fois par semaine. Les membres de la famille ne parlent que polonais et résident à Paris pour raisons médicales.

La Famille fait appel à une conciergerie médicale qui organise pour elle l’ensemble du voyage : les rendez-vous à l’hôpital, l’hébergement, les soins, les billets d’avion …

Cette conciergerie médicale s’appuie sur Imediat Services pour gérer la totalité de l’aspect “Ground Transportation” du séjour ainsi que le recrutement d’un interprète maîtrisant le lexique médical.

Solution Imediat Services

Mise à disposition d’un véhicule adapté aux soins de l’enfant transporté (kit O2) : un Mercedes Class V, à la demande des clients.

Sur les conseils avisés de notre Team, sélection et mise à disposition d’un interprète franco-polonais pour la traduction entre le personnel soignant et la famille d’une part, et pour l’enfant et ses accompagnants, d’autre part.

Comment combiner attentes privées et professionnelles lors d'un voyage d'affaires

Illustration du voyage d'affaires

Mission

Le CEO et fondateur d’une entreprise cotée en bourse en plein développement européen se déplace à Paris pour une série de signatures avec des partenaires locaux.
Il en profite également pour rencontrer ses représentants parisiens.
L’Assistante Personnelle de Monsieur Le Président fait appel à une agence Business Travel pour les réservations d’avion et d’hôtel.
Monsieur le Président, ne souhaite pas enregistrer ses bagages en soute et a besoin que son pressing soit pris en charge dès son arrivée.

Imediat Services l’appuie pour gérer le Roadshow de Monsieur.
Durée du séjour : 48h

Solution Imediat Services

Analyse du programme de Monsieur le Président.

Sélection d’un Chauffeur anglophone spécialisé dans l’accompagnement de personnalités et mise à disposition d’une Mercedes Class S.

Le Chauffeur est informé des points d’intendance qu’il doit gérer (pressing de Monsieur le Président), pendant son temps d’attente.

L’agent de planning Imediat Services note une difficulté dans le programme communiqué, en raison de problèmes de circulation observés sur place.
Il anticipe et informe l’assistante de direction.
Ils fluidifient ensemble le déroulé du programme de Monsieur le Président.

Comment faciliter
le séjour d’une délégation officielle

Illustration exemple déplacement vip

Mission

Le ministère des affaires étrangères d’un pays africain organise la visite officielle d’une délégation en vue d’une rencontre officielle à Paris.

L’Ambassade a réservé les vols et l’ hébergement des membres de la délégation mais s’appuie sur Imediat Services pour tous les déplacements de la délégation sur place.

La présence du Ministre requiert une Protection Rapprochée et l’utilisation d’un véhicule blindé.
La délégation et ses accompagnateurs voyagent avec de nombreux bagages divers.

Le Ministre est accompagné de son épouse et de ses trois enfants.
Le Ministre souhaite que son épouse et ses enfants, ainsi que leur personnel puissent profiter de Paris, le temps de la rencontre inter-ministérielle : shopping, visites, excursion à Deauville et visite de Disneyland Paris.
Durée du séjour : 1 semaine

Solution Imediat Services

En amont, sélection et briefing des Chauffeurs pour synchroniser les déplacements personnels et officiels avec une marge raisonnable.
Prise en charge des bagages par un bagagiste dédié qui les livre au “Van bagages” suivie du départ du “Van bagages” (arrivée prévue à l’hôtel avant celle de la famille ministérielle).
Les bagages sont confiés à un garde du corps.

Prise en charge du Ministre, de sa famille, du personnel et des intervenants politiques par les chauffeurs spécialistes de la conduite en convoi.

Certains véhicules de la flotte restent à disposition des membres officiels de la délégation, pendant la durée de leur séjour.
D’autres sont mis à disposition de Madame, de ses enfants et du personnel pour leurs déplacements privés.

Imediat Services propose un planning de visites de Paris.

Imediat Services réserve une séance de soins chez Carita en cabine privée pour Madame et réserve les meilleures tables pour les déjeuners parisiens et dîners sans Monsieur.

La Team Imediat Services sélectionne un Personal Shopper qui privatise des cabines dans les grandes maisons de couture parisiennes puis organise la journée d’excursion à Deauville (restaurant, shopping, une nuit au Normandy).

La Team Imediat Services organise une journée Disneyland Paris (Restaurant, attractions et numéros sur mesure pour les enfants).

Comment garantir
le transfert
de 200 guests lors d’une

conférence internationale

illustration exemple congrès et conférences

Mission

Un groupe pharmaceutique organise son congrès annuel à Berlin où se situe son siège social.
La majeure partie des Guests arrivent d’Europe, par train et par avion, d’autres arrivent des USA ; ils logent tous dans le même hôtel.

Une agence dédiée “Business Travel” booke le lieu de réception, les billets d’avion, l’hébergement pour les collaborateurs/Guests.

Le groupe pharmaceutique nous confie la logistique événementielle du déjeuner ainsi que le transport.
Certains Guests bénéficient d’un traitement VIP, ils sont pris en charge individuellement (Mercedes Class S).
Les autres sont transportés en petits groupes (Mercedes Class V) et en autocars Premium de capacité moyenne.

Solution Imediat Services

En amont, le Coordinateur s’assure de la présence sur place de sa Team-Chauffeurs.
Il organise le stationnement des véhicules en attente (ventousage-contact aérogare ou stationnement parkings) et synchronise les “pick-ups” des passagers en fonction de leur statut et des véhicules qui leur sont affectés.

Les Greeters accueillent les collaborateurs VIP sous douane et leur facilitent les formalités d’entrée (passagers arrivant des USA).
Les Greeters et Chauffeurs se tiennent mutuellement informés de l’avancée de la prise en charge des clients à transporter.

Le Coordinateur personnalisé fournit toutes les informations relatives au bon déroulement de leur mission commune.

Les Hôtesses accueillent les Guests, les comptent et “pointent” leurs noms sur des listes pré-établies par Imediat services, puis les orientent vers leur véhicules.
Le service s’achève une fois tous les clients déposés et accueillis à l’hôtel par le Concierge.